投诉邮件的写作中,我们需要依据事态的严重水平选择适合的语气和态度,这样的选择就体往常措辞中。

  首先,假如问题是第一次呈现,那么你大可不用小题大做,你能够先make a mild complaint(温和地提示下对方)。我们来看一个例子:

  Dear Sir:

  I'm writing in connection with my booking with you for an adventure holiday to Peru.

  On the 19th of May, I sent you a check for $390 as a deposit. Unfortunately, I have not yet received a receipt for this. I would be grateful if you could send me this as soon as possible.

  I look forward to hearing from you.

  Yours,

  Margareta Lindell

  这封邮件结构明晰,写邮件的人语气也比较温和,并没有什么过激的言辞。complaint的中心句是Unfortunately, I have not yet received a receipt for this. I would be grateful if you could send me this as soon as possible. 邮件写作者在描画问题时只是阐明了事实自身(没有收到发票),紧接着作者还提出了针对这个问题自己希望得到的处置计划(希望能尽快送到),除此之外,并没有带上任何负面心情。这让收到邮件的人觉得很温馨,也晓得自己是在跟一个reasonable的人交流,这样邮件使整个交流充溢了正能量,有利于问题的处置。

  因而,当make a mild complaint时,能够分两步走:

  1. 描画事实自身

  可用句型:Unfortunately,…

  2. 提出处置问题的计划

  可用句型:Pleasecould you…

  We would be grateful if you could…

  当然,假如第一次投诉未果,你能够再发一次complaint。而这一次,你的语气能够更激烈一些,make a point,让对方晓得:don't take me for granted。

  当make a point时,你能够运用这些句型:

  I should like to draw your attention to (the fact that)…

  I should like to remind you that…

  I hope that it is not necessary to remind you that…

  对方从你的措辞中能够感遭到你的态度:It's over the line. You gotta take it seriously this time.

  假如第二次投诉后,对方还是无动于衷。那么我们完全能够将心中的怒火释放出来,make a strong point,以至是make a warning。

  当make a strong point时,能够分四步走:

  1. 描画事实自身

  e.g. It's now over ten months since we placed this order and we are still waiting for the pencils.

  2. 强调不满

  e.g. I should like to point out that we've already paid for these pencils.

  3. 要求对方立刻采取行动

  e.g. We must insist, therefore, that you deliver them immediately.

  4.(必要时)给出正告

  e.g. Unless…, we will be forced to…

  相信事情展开到这一步,对方不得不高度重视你的投诉,不然的话,协作可能就要终止了。

  经过以上的剖析,我们能够总结出:

  1. 投诉邮件依据事态的严重水平能够分为三大类:make a mild complaint,make a point,make a strong point (make a warning)。

  2. 当第一次、第二次投诉时,能够分两步走:

  1)描画事实自身

  2)提出处置问题的计划

  但是第一次投诉和第二次投诉的措辞应是有差别的。

  3. 当第三次投诉时,能够分四步走:

  1)描画事实自身

  2)强调不满

  3)要求对方立刻采取行动

  4)(必要时)给出正告

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专家教你商务英语邮件写作:投诉邮件这样写

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